Veličinu jménem čas lidstvo měří již od doby před neolitem. Jak ale s tímto obnosem jednotek umět správně naložit?
Vodítko k odpovědi ti může poskytnout světoznámá strategie time managementu, díky které sice nepřeřídíš fyzikální poměry, ale může ti pomoci zorganizovat činnosti tak, aby ses stal pánem vlastního času.
No a jak tedy zrežírovat deadliny nesplněných povinností a naučit se, aby čas pracoval pro nás a ne my pro něj? Čti dál.
Lifehacky Aleny Lochmannové aneb sněz žábu a naporcuj slona
Pravidlo 2 minut a 21 dní
Co všechno můžeš zvládnout do 2 minut? Dát si rychlé kafe, připojit se na přednášku nebo se třeba převléct z pyžama. Dle Davida Allena, autora knihy Getting Things Done (2001), bychom úkol, který nám zabere 2 minuty, měli udělat hned. Je až překvapivé, kolik z odkládaných věcí můžeme dokončit do zmíněných 2 minut, ba i dříve. Telefonní hovory, úklid stolu, online platby – to vše jsou činnosti, které při neustálém odkládání na později mohou nabýt neúnosných počtů a způsobit nám mnoho vrásek.
Pravidlo Davida Allena se nezaměřuje na výsledek činností, ale na spuštění procesu, který k výsledku vede. Jakmile totiž začneme něco dělat, je jednodušší v tom pokračovat. Chceme-li uskutečnit vlastní cíle, musíme se do jejich uskutečnění nejdříve pustit. Nejtěžším krokem je totiž začátek.
Jaké věci vlastně odkládáme? Ty, které nás nebaví. Ty, ze kterých máme obavu a u kterých již předem víme, že nám přinesou potíže. Raději se tedy pustíme do něčeho jiného a z opravdové povinnosti nám vlastně vůbec neubyde. Pokud činnosti ale věnujeme alespoň 2 minuty denně po dobu 21 dní, stane se z ní zvyk a jak se říká – zvyk je železná košile.
O tzv. pravidlu 21 dní poprvé zmínil Dr. Maxwell Maltz ve své knize Psycho-Cybernetics (1960). Dr. Maltz byl americký plastický chirurg a psycholog. Pravidlo 21 dní z praxe podložil tím, že pacientovi trvá průměrně tuto dobu, než si mentálně zafixuje novou skutečnost.
Porcování slona
Metodu porcování slona (pro čtenáře vegetariány porcování velké dýně) používáme pro zvládnutí opravdu velkých úkolů – úkolů velkých jako slon. Vzhledem k tomu, že slona najednou také sníst nemůžeme, nebudeme ani úkol plnit najednou. Rozděl si takovou povinnost na menší kusy (seminárku na kapitoly, materiály na zkoušku do konkrétních okruhů) a ty plň postupně. Je přece mnohem jednodušší vrhnout se na napsání jedné kapitoly než rovnou celé semestrální práce.
Sněz žábu, a to rychle!
Možná už jsi slyšel o tvrzení Marka Twaina, že když každé ráno sníš živou žábu, můžeš ten den prožít s vědomím, že nic horšího už tě nemůže potkat. Žábou zde myslíme největší a nejobtížnější úkol, jenž máme tendenci odložit. Je to však také úkol, který když splníš, může pozitivně ovlivnit tvůj život. Dokončení těžké úlohy tě nabije energií a navíc získáš pocit sebejistoty, protože se zbavíš těžkého břemene, které ti dodá motivaci pro další řešení složitých úkolů.
Brian Tracy ve své knize Snězte tu žábu! (2017) uvádí tyto dvě pravidla:
1. Pokud najednou musíš sníst 2 žáby, začni s tou, která je odpornější.
2. Pokud už musíš jíst živou žábu, nemá smysl dlouho sedět a pozorovat ji.
To-do today
Touto metodou lze znásobit počet úkolů, jež jsi schopen během dne zvládnout. Pomocí čistého papíru a barevných tužek si totiž ujasníš prioritu stanovených úkolů. Tak připrav zvýrazňovače a jdeme na to!
Nejdřív si na papír náhodně vypiš všechny povinnosti, které bys chtěl zvládnout. Vezmi různé barvy a rozliš důležitost úkolů. Úplně nakonec spoj šipkou pořadí bublin, jak je chceš plnit popořadě, a je to! Pokud bys náhodou nestihl ty nejméně důležité, tak se nic neděje, protože ty nejpodstatnější jsou jasně dané.
To-do today je postupem podobným Eisenhowerovu principu, ten totiž také přistupuje k úkolům dle jejich priority. Operuje s dvěma kritérii – s důležitostí a naléhavostí. Ty pak spojuje do 4 skupin: naléhavé a důležité, důležité, naléhavé a ani jedno. Aktivity pak přiřadíš k příslušné skupině, což určí, v jakém pořadí se jí budeš věnovat.
Tipy Hany Maříkové na aplikace, které ti ušetří čas
Pojďme se teď podívat, jak využít výše zmíněné metody ve spolupráci s tvým chytrým zařízením:
1. Naplánuj to
Elektronických kalendářů/ diářů existuje spousta, ale co stojí za zmínku, je jejich vzájemná synchronizace. Pokud používáš kalendář MS Outlook a zároveň i Google Calendar, můžeš události v nich sladit díky Outlook Google Calendar Sync Už nebudeš muset hledat a přepínat appky, stačí událost spravovat jen v jednom prostředí. (Návod na přidání Outlook Google Calendar Sync nalezneš zde.)
2. Zorganizuj to
Pro tento krok společně koukneme na aplikaci Notion. Ta ti umožní přehledně zaznamenávat projekty, úkoly, poznámky a jiné soubory. Lze ji stáhnout pro operační systémy IOS, Android, Windows i Mac a svoji práci můžeš sdílet zadarmo až s 5 uživateli. Další aplikace, které ti pomohou zorganizovat práci a život, jsou ToDoIst a Trello. Obě fungují na bázi tzv. to-do listů, tedy seznamů naplánovaných aktivit.
3. Vrhni se do práce
Co si budeme, pustit se do samotných úkolů a nenechat se rozptýlit, je ta nejtěžší část. K disciplíně by tě mohly motivovat appky vytvořené na principu Pomodoro, kdy si sám určíš časový úsek, během kterého se budeš plně soustředit, a dále úsek, kdy si dáš pauzu. Mezi takové patří třeba aplikace Forest, kde v průběhu produktivní činnosti pěstuješ stromečky a při určitém množství zasazených stromků vyroste i jeden opravdový! Další podobné aplikace jsou například StudyBunny nebo Focus Mode.
Výše zmíněné tipy byly inspirovány neformálním setkáním ZČUch LIVE, které v dubnu 2021 uspořádal tým Informačního a poradenského centra ZČU. Více informací o průběhu akce a pozvaných hostech najdeš zde.
