Máš málo času, nestíháš. Jednou z možností ušetření času je, že svoje činnosti budeš dělat efektivněji a promyšleně. O systém, který mi šetří čas a zároveň mi pomáhá necítit se tolik pod tlakem, se s tebou teď podělím.
Multitasking je zlo
Intuice ti jistě napovídá, že naprostý základ takového systému musí být multitasking – čím víc toho stihneš najednou, tím lépe. Ve skutečnosti je to ale přesně naopak. Nikdy nemůžeš dělat skutečně dvě věci najednou, při multitaskingu tedy nutně přeskakuješ mezi více činnostmi a tím zásadně snižuješ svou soustředěnost a efektivitu. Můžeš namítnout, že odepisování na e-maily v tramvaji při cestě do školy zas takové zlo asi nebude, s čímž souhlasím – v tomto případě se jedná naopak o skvělé využití času. Ale není to multitasking, pokud teda tramvaj zrovna neřídíš.
Svatá trojice
Diář, poznámkový blok, velká krabice na stole – tato trojice předmětů je nyní neodlučitelnou součástí mého režimu. Nesou většinu mých každodenních starostí a pomáhají mi vyřizovat úkoly spolehlivěji a efektivněji. Hlavní myšlenka systému je jednoduchá: cokoliv, co nedokážeš vyřídit hned, ulož do jednoho ze tří uvedených předmětů. Jejich konkrétní roli si teď nastíníme blíže.
Vysyp hlavu do diáře
Ze všech míst, ve kterých můžeš skladovat nevyřešené úkoly, je tvá hlava to nejhorší. Když paličatě spoléháš na svou hlavu, přinese ti to mnoho nešvarů – na spoustu věcí zapomeneš, hůř se rozhoduješ, jakému úkolu dáš přednost, a zbytečně zvyšuješ podvědomou zátěž na vlastní psychiku. Mně se velmi osvědčilo všechny úkoly, nápady a myšlenky okamžitě „vysypat” do diáře. Všechny – protože nápad na nedělní oběd, co musíš koupit k snídani, že musíš koupit babičce dárek, napsat semestrálku, to vše by ti zbytečně leželo v hlavě během jiných činností a kazilo to tvou soustředěnost. Okamžitě – protože jinak to dost možná brzy zapomeneš, napsat si to stojí jen pár vteřin.
V dnešní době je téměř nesmysl nevyužívat digitální kalendáře, například Google Calendar. Kalendář máš vždy při ruce, zálohovaný a synchronizovaný s ostatními zařízeními, k úkolům můžeš přiřadit notifikace. A přesto mně k srdci nepřirostl, a tak používám studentský diář od CLEVER MINDS. Každá dvoustrana obsahuje týdenní kalendář, místo na poznámky a seznam úkolů. Zaškrtávací políčka najdeš také u každého dne. Papírový diář nemám vždy u sebe, tedy zároveň používám na mobilu aplikaci Todo od Windows, která se automaticky synchronizuje s Microsoft účtem. Víc jsem o ní (resp. o MS Launcheru) psal v článku s tipy na aplikace. Jednou denně pak všechny úkoly z aplikace buď vyřídím, nebo přepíši do diáře.
Poznámkový blok
Poznámkový blok používám hojně třeba při psaní článků – kdykoliv, kdy se naskytne příležitost (třeba v tramvaji nebo vlaku), vytáhnu mobil a do poznámkového bloku napíšu další odstavec nebo rychle brainstormuji. Protože používám Rychlé poznámky od Microsoftu implementované přímo v MS Launcheru (opět viz článek s mobilními tipy), vše mám hned synchronizované s tabletem a počítačem, kde s tím mohu pracovat dál.
Konec bordelu na stole
Vždycky jsem měl rád spoustu místa na stole, a tak jsem hledal způsob, jak si svůj pracovní prostor efektivně uspořádat. K tomu mi perfektně posloužila velká krabice. Všechny předměty, které na stole nemají stálé místo a neuklidím je hned, jdou okamžitě do krabice a čekají na své budoucí vyřízení a umístění. Může se jednat o smlouvy a jiné dokumenty, které budu brzy znovu potřebovat, takže nemá smysl je někam zakládat. Patří sem dopisy ze schránky, které teď nestíhám přečíst, i balíček z e-shopu, jenž vyžaduje pečlivé otevření později večer. Máš koupenou poličku na zeď, ale chceš ji přivrtat až o víkendu? Šup s ní do krabice! Zamezíš tak nekonečnému hromadění věcí všude po stole a to ti ušetří pracovní místo i nervy, jelikož nemáš pořád na očích velké množství nevyřízených starostí.
Pravidelný úklid starostí
V minulých odstavcích jsme poctivě vybudovali tři velká odkladiště starostí a úkolů. Protože diář, blok ani krabice nejsou černé díry, je jasné, že se nevyhneme jejich vyprázdnění. Cílem není zapsat si úkol a už se k němu nikdy nevrátit!
Diář si několikrát denně prohlížím, abych si uchoval přehled o tom, co mě v týdnu čeká. Vyhnu se tak třeba psaní domácích úkolů až v den odevzdání. Když mám volnou chvilku, projíždím seznam úkolů a snažím se zbavit se všeho, co v tu chvíli lze splnit. Stejně to funguje i s krabicí na stole – pravidelně ji procházím a u každé věci znova rozhoduji, jestli ji můžu někam uklidit (nebo vyhodit) či vyřídit, nebo v krabici ještě nějakou dobu zůstane.
Pokud ti dělá problém se k uloženým věcem vracet, pevně si uklízení starostí naplánuj v diáři, ideálně pravidelně. Bez toho totiž celý systém nedává smysl.
Prioritou je priorita a plánování
Stěžejní součást systému je také plánování. Vše, co má určenou nějakou dobu nebo deadline, napiš do diáře k příslušnému dni (a času). S tím souvisí i prioritizace úkolů. Do diáře totiž píšeš jak stěžejní a akutní úkoly, tak i dlouhodobé cíle s menší prioritou. Všemu, co má velkou prioritu, přiřaď den (a čas), kdy se tomu budeš věnovat. Tím zamezíš tomu, že se prioritní cíle bez předem určeného času splnění začnou nepříjemně hromadit nebo budou zastíněny méně důležitými úkoly.
Produktivita v zajetí chatovacích aplikací
Rychlost komunikace přes internet je zabijákem produktivity. Často odepisujeme na desítky zpráv během jedné hodiny, což samo o sobě spotřebuje mnoho času nehledě na neblahý efekt multitaskingu. Domluv se s lidmi, se kterými si často píšeš, že „Zobrazeno” = „Odpovím, hned jak budu moct”. Máš tak možnost si přečíst zprávu a odepsat na vše najednou později, až budeš mít čas. Ještě lepší je si upozornění úplně vypnout a odepsat všem třeba jednou za hodinu nebo po skončení aktuální činnosti. Řekni svým blízkým nebo šéfovi, že mají volat na tvůj mobil, pokud budou potřebovat něco akutního. Nemusíš tak mít strach, že přijdeš o něco neodkladného. Pro e-maily platí pravidla stejná – e-mail (nebo ideálně jen jeho předmět) si přečti a na zprávy, jež nejsou akutní, odepiš později najednou.
Odpočinek, odpočinek, odpočinek
Efektivity nikdy nedosáhneš, když nebudeš dostatečně odpočívat. Nutný je pravidelný a dostatečný spánek i volný čas bez práce. Pokud máš mentálně náročnou práci, vyhledávej i fyzické aktivity a naopak. V případě, že máš potíže udělat si dost času na sebe a na odpočinek, důrazně ti radím naplánovat si volno pevně ve svém diáři. Syndrom vyhoření není synonymum efektivity.
